Archiwa i archiwalia na wybranych uniwersytetach i ogólna ich charakterystyka
Problem opracowywania akt i szkolenia przepracowano w następujący sposób. Szkolenia odbywają się cyklicznie co trzy lata. Nadto istnieje bezustanny instruktaż archiwalny. Co 5 lat powinna zawitać kontrola, aby sprawdzić czy ewidencja akt jest przeprowadzona prawidłowo. To samo dzieje się z inwentarzami, rejestrami i spisami. Sprawdza się jedną trzecią zasobu zwyczajnego i sto procent poufnego i tajnego. Przeprowadza się ocenę personelu, zasad panujących w archiwum. Protokół zatwierdza dowódca jednostki. Niekiedy zwraca się z prośbą o inną kontrolę wychodzącą z Centralnego Archiwum Wojskowego. Ocenia ona całokształt działań archiwum. Za dodatkowe zabezpieczenia odpowiadają tak zwani inspektorzy ochrony tajemnicy. Jeżeli dobrze zrozumiałem tekst, oni też posługują się zaznaczeniem akt i przyporządkowaniem do odpowiedniej karencji poufności lub tajemnicy. Jeden z takich okresów sięga 30 lat dla celów naukowych10.
Jeżeli zamówienie lub prośba o udostępnienie związana jest z aktami poufnymi, lub takimi, które w jakiś sposób są ważne. Na taką szerszą i większą kwerendę bądź zamówienie przykładowo przez instytucję, grupę obywateli, otrzymuje się specjalną zgodę rektora lub osoby upoważnionej. To samo obwarowanie tyczy się kopiowania. Wymagany od zaznajamiającego się jest wpis w rejestrze i odpowiednie dokumenty. Szczególną sytuacją jest wypożyczenie lub podanie do wglądu akt cudzoziemcowi. Musi on posiadać zgodę szefa Centralnego Archiwum Wojskowego.
Brakowanie odbywa się podobnie jak w cywilnych ośrodkach przy zachowaniu wyższej ostrożności. Powołuje się rozkazem rektora WAT komisję złożoną od 3 do 6 osób. Sprawdza się w niej cała przeznaczoną do likwidacji dokumentację i niszczy. Ewentualnie komisja ma prawo do przedłużenia karnacji danego dokumentu. Spis do zniszczenia podpisuje rektor. Zezwolenie zaś pochodzi od rektora Centralnego Archiwum Wojskowego.
Archiwum oprócz normalnego uczelnianego biegu pracy wydaje zaświadczenia o przebiegu służby, pracy w wojsku, odpisy i wyciągi z akt na prośbę jednostki czy osoby prawnej. W 1957 roku archiwum przeniosło się do byłego budynku Biblioteki Głównej. Zawiera w sobie 250 metrów kwadratowych akt, czyli około 1400 metrów bieżących. To jest 100 tysięcy egzemplarzy archiwalnych.
Uniwersytet w Łodzi dorobił się prężnego ośrodka archiwalnego. Jednostka ta jest podporządkowana bezpośrednio Dyrektorowi Administracyjnemu. Tak jak w przypadku wszystkich innych ma za zadanie gromadzić i przechowywać akta. Tak samo istnieje Komisja Oceny Dokumentacji. Do zniszczenia odpowiednich partii potrzebuje zezwolenia
tyleż Archiwum Państwowego w Łodzi. Przeprowadza to jednostka akademicka różnego rodzaju kwerendy dla instytucji takich jak IPN lub dla grup, osób fizycznych. Zasób zawiera dokumenty powiązane z historią uniwersytetu, regionu, a także dokumenty studenckie. Archiwum według autora szczyci się działalnością na forum wymiany myśli archiwistycznej11. Dzieje się to poprzez popularyzacje archiwum i jego zasobów. Przeprowadza konferencje. Istnieje podobno przewodnik archiwalny. Ciekawą informacją jest to, iż spisywane są wspomnienia pracowników, a nawet absolwentów uczelni. Tematyka tychże oscyluje wokół przypominania sylwetek byłych zatrudnionych profesorów czy doktorów. Nadto archiwum pomaga w uzgodnieniu z Instytutem Historii w Łodzi dokształcać i formować przyszłych archiwistów ze specjalizacji o tej samej nazwie.
Z dat, które przypomina artykuł trzeba wyróżnić dwunasty września 1990 roku. Wtedy wchodzi w życie ważna ustawa ustawiająca archiwum uniwersyteckie jako ogniwo sieci archiwów państwowych. Autor punktuje pomimo aktywizacji praktycznie całkowity zastój przed 1989 rokiem, jeśli chodzi o funkcję dydaktyczno-propagatorską12. Zauważa, że do 2000 roku mieści się ono w piwnicach bez okien13. Następnie przeniesiono je do trzech budynków o znacznie korzystniejszych warunkach. Przechowuje się w nim ponad 775 metrów kwadratowych akt. Jest to stan na 2001 rok. W tym roku pracowało w nim pięć osób. W tym cztery legitymowały się wykształceniem historycznym a jedna geograficznym. Nie wszystkie miały ukończone kursy specjalizacji archiwalnej.
Zasób obejmuje w ogólności dokumenty wytworzone po 1945 roku. Znajdziemy tu dokumenty byłej Państwowej Wyższej Szkoły Pedagogicznej z lat 1946-1956, Wyższej Szkoły Ekonomicznej 1950-1961, z lat 1945-1949 Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, oddziału w Łodzi Instytutu Zoologicznego PAN. W 1967 roku zostały przekazane dokumenty i akta wcześniej należące do archiwów stołecznych, a przechowywane na jakiś czas w Łodzi. Zaznaczony jest podział pomiędzy zespołami zamkniętymi i otwartymi. Otwarte uniwersytecka składnica dzieli na pięć grup: Jednostki Organizacyjne Uczelni, Akta osobowe, Dokumenty studenckie, Przewody doktorskie i habilitacyjne. Ostatni to dokumentacja techniczna.
10. Tamże, s. 82.
11. Klemantowicz D., Organizacja i zakres działania Archiwum Uniwersytetu Łódzkiego do 2001 roku, Archiwistyka. Studia Historyczne, Toruń 2003, s. 90.
12. Tamże, s. 92.
13. Tamże, s. 94.
Jeżeli zamówienie lub prośba o udostępnienie związana jest z aktami poufnymi, lub takimi, które w jakiś sposób są ważne. Na taką szerszą i większą kwerendę bądź zamówienie przykładowo przez instytucję, grupę obywateli, otrzymuje się specjalną zgodę rektora lub osoby upoważnionej. To samo obwarowanie tyczy się kopiowania. Wymagany od zaznajamiającego się jest wpis w rejestrze i odpowiednie dokumenty. Szczególną sytuacją jest wypożyczenie lub podanie do wglądu akt cudzoziemcowi. Musi on posiadać zgodę szefa Centralnego Archiwum Wojskowego.
Brakowanie odbywa się podobnie jak w cywilnych ośrodkach przy zachowaniu wyższej ostrożności. Powołuje się rozkazem rektora WAT komisję złożoną od 3 do 6 osób. Sprawdza się w niej cała przeznaczoną do likwidacji dokumentację i niszczy. Ewentualnie komisja ma prawo do przedłużenia karnacji danego dokumentu. Spis do zniszczenia podpisuje rektor. Zezwolenie zaś pochodzi od rektora Centralnego Archiwum Wojskowego.
Archiwum oprócz normalnego uczelnianego biegu pracy wydaje zaświadczenia o przebiegu służby, pracy w wojsku, odpisy i wyciągi z akt na prośbę jednostki czy osoby prawnej. W 1957 roku archiwum przeniosło się do byłego budynku Biblioteki Głównej. Zawiera w sobie 250 metrów kwadratowych akt, czyli około 1400 metrów bieżących. To jest 100 tysięcy egzemplarzy archiwalnych.
Uniwersytet w Łodzi dorobił się prężnego ośrodka archiwalnego. Jednostka ta jest podporządkowana bezpośrednio Dyrektorowi Administracyjnemu. Tak jak w przypadku wszystkich innych ma za zadanie gromadzić i przechowywać akta. Tak samo istnieje Komisja Oceny Dokumentacji. Do zniszczenia odpowiednich partii potrzebuje zezwolenia
Z dat, które przypomina artykuł trzeba wyróżnić dwunasty września 1990 roku. Wtedy wchodzi w życie ważna ustawa ustawiająca archiwum uniwersyteckie jako ogniwo sieci archiwów państwowych. Autor punktuje pomimo aktywizacji praktycznie całkowity zastój przed 1989 rokiem, jeśli chodzi o funkcję dydaktyczno-propagatorską12. Zauważa, że do 2000 roku mieści się ono w piwnicach bez okien13. Następnie przeniesiono je do trzech budynków o znacznie korzystniejszych warunkach. Przechowuje się w nim ponad 775 metrów kwadratowych akt. Jest to stan na 2001 rok. W tym roku pracowało w nim pięć osób. W tym cztery legitymowały się wykształceniem historycznym a jedna geograficznym. Nie wszystkie miały ukończone kursy specjalizacji archiwalnej.
Zasób obejmuje w ogólności dokumenty wytworzone po 1945 roku. Znajdziemy tu dokumenty byłej Państwowej Wyższej Szkoły Pedagogicznej z lat 1946-1956, Wyższej Szkoły Ekonomicznej 1950-1961, z lat 1945-1949 Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, oddziału w Łodzi Instytutu Zoologicznego PAN. W 1967 roku zostały przekazane dokumenty i akta wcześniej należące do archiwów stołecznych, a przechowywane na jakiś czas w Łodzi. Zaznaczony jest podział pomiędzy zespołami zamkniętymi i otwartymi. Otwarte uniwersytecka składnica dzieli na pięć grup: Jednostki Organizacyjne Uczelni, Akta osobowe, Dokumenty studenckie, Przewody doktorskie i habilitacyjne. Ostatni to dokumentacja techniczna.
10. Tamże, s. 82.
11. Klemantowicz D., Organizacja i zakres działania Archiwum Uniwersytetu Łódzkiego do 2001 roku, Archiwistyka. Studia Historyczne, Toruń 2003, s. 90.
12. Tamże, s. 92.
13. Tamże, s. 94.